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Agence de staffing
Staff Personnel: optimiser la gestion du personnel tout en gagnant en efficacité
Depuis plus de 25 ans, Staff Personnel est un pilier de l’industrie du placement temporaire, spécialisé dans les événements, les promotions et l’hôtellerie. Avec une expertise inégalée en gestion de personnel, l’agence coordonne un impressionnant réseau de plus de 1 000 employés actifs à travers le Québec.
Avec une approche centrée sur l’humain, Staff Personnel va bien au-delà du recrutement : il s’assure que chaque candidat correspond parfaitement aux besoins de ses clients. Qu’il s’agisse d’ambassadeurs de marque, d’organisateurs d’événements ou de personnel de service, l’agence offre des solutions de placement efficaces et flexibles.
Principaux résultats
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Réduction de 70 % du temps consacré à la planification des horaires
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Amélioration de la gestion des équipes sans augmentation des effectifs internes
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Base de données optimisée avec une meilleure structuration des candidatures
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Création d’événements en 5 minutes, contre plusieurs heures avec l’ancien système
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Meilleure rétention des coordonnateurs, grâce à une expérience de travail améliorée
Le défi
Avant d’adopter Workstaff, Staff Personnel jonglait avec une multitude d’outils : tableaux Excel, courriels et textos. La planification des horaires demandait un suivi manuel intense : les coordonnateurs devaient vérifier la disponibilité des employés un par un et envoyer des dizaines de courriels. En cas de besoin urgent, l’équipe mettait tout sur pause pour passer des appels et combler les quarts au plus vite.
« Le temps nécessaire pour réserver une équipe était exorbitant », se souvient Alex Landry. « Planifier 40 activations et essayer de gérer les disponibilités était un vrai casse-tête. »
Cette surcharge administrative entraînait des dizaines de courriels courriels par jour pour le personnel, des suivis manuels fastidieux et un roulement de coordonnateurs dû à la nature répétitive du travail.
Avec la hausse de la demande, les processus manuels entrainaient une perte de temps considérable. Staff Personnel devait trouver une solution pour gagner en efficacité tout en préservant sa touche humaine et son service personnalisé.
C’est là que Workstaff est entré en jeu.
La solution
Staff Personnel a d’abord testé Workstaff avec 15 utilisateurs pendant la pandémie, avant de l’adopter pleinement et d’y intégrer plus de 1 000 employés lorsque les événements ont repris.
La plateforme a transformé leur activité grâce à des fonctionnalités clés :
- Messagerie centralisée : envoi instantané de messages à des groupes ciblés selon leurs compétences ou leur emplacement
- Planification simplifiée : création d’événements en 5 minutes au lieu de plusieurs heures
- Feuilles de temps numériques : pointage mobile éliminant la paperasse et les erreurs de paie
- Portail client : l'accès direct des clients aux détails de l'événement et du personnel est devenu un avantage concurrentiel
- Profils complets du personnel : les tags, les notes et l'évaluation de la performance du personnel permettent de garantir un meilleur jumelage à chaque fois
Workstaff Application - Scheduling
"Avec Workstaff, contacter le bon personnel prend 5 secondes grâce aux filtres et aux tags—c’est un gain de temps énorme. Maintenant, quand une demande arrive via notre site web, on la remplit en 5 minutes. La plateforme est belle, claire et agréable à utiliser, contrairement à notre ancien système."
Alex Landry
- Management et Recrutement
Les résultats
Améliorations opérationnelles
Staff Personnel a transformé ses opérations internes en réalisant des gains d’efficacité significatifs, notamment:
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Structuration et optimisation d’une base de données de plus de 1 000 à 1 500 profils
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Réduction de 70 % du temps consacré à la planification des horaires
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Élimination des doubles réservations et des conflits d'horaires
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Diminution de la charge de travail administrative liée au suivi des heures et au traitement des salaires
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Standardisation des opérations à travers l'organisation
Mais surtout, Workstaff a renforcé la marque employeur de Staff Personnel. L’équipe a maintenant plus de temps pour se concentrer sur ce qui la distingue : bâtir des relations solides et offrir une expérience humaine et personnalisée—ce qui a toujours été au cœur de leurs valeurs.
« Workstaff a amélioré la rétention des coordonnateurs », remarque Alex. « Avant, ils quittaient l'entreprise au bout d'un an environ, car leurs fonctions devenaient répétitives et peu stimulantes. Aujourd'hui avec Workstaff, le rôle est devenu plus dynamique et stimulant, ce qui réduit le stress et améliore la rétention. »
