Les agences intérim doivent être efficaces et flexibles pour rester compétitives. La rationalisation des tâches fastidieuses, telles que la gestion des horaires et la comptabilisation des heures travaillées, est nécessaire pour maximiser la productivité et réduire les coûts. Si vous êtes une agence de recrutement qui emploie un grand nombre de travailleurs temporaires, comme ceux de la santé ou des agents de sécurité, vous connaissez cette réalité.
Heureusement, vous pouvez désormais utiliser un logiciel de planning de personnel pour rationaliser et automatiser ces tâches ainsi qu’éliminer l’utilisation de feuilles de calcul manuelles peu fiables. Hébergé sur le cloud, ce type de logiciel permet aussi d’améliorer la communication entre les équipes, où qu’elles se trouvent.
Nous avons dressé une liste de 7 conseils pour vous aider à implémenter un logiciel de planification de personnel afin d’améliorer globalement votre efficacité.
1. Définissez clairement vos besoins et vos objectifs en matière de planification
La mise en place d’un logiciel de planification du personnel est une décision importante qui nécessite tout d’abord une réflexion approfondie sur les besoins à combler en matière de personnel. Parmi les éléments à prendre en compte figurent le nombre d’employés dans votre base de données, les types de postes disponibles et la gestion des disponibilités.
Une fois que vous aurez dressé le portrait de votre situation, vous pourrez analyser différentes options et sélectionner la meilleure solution pour vous aider à rationaliser le processus de planification, à optimiser la productivité et à réduire les erreurs.
2. Adaptez le logiciel aux besoins de l’entreprise
L’adaptation du logiciel à vos besoins peut vous aider à créer un système de planification efficace, tout en assurant la satisfaction des employés. Vous pourrez notamment définir les rôles et les équipes de travail ainsi que travailler en fonction des disponibilités des employés. Configurer votre logiciel selon vos besoins spécifiques permet de réduire les erreurs et d’améliorer la productivité. En outre, l’utilisation d’un logiciel personnalisé peut vous aider à gagner du temps et à économiser des ressources en automatisant certaines tâches de planification.
3. Téléversez des informations pertinentes sur les employés
Les logiciels de recrutement vous permettent de créer des profils de personnel et d’y inclure toutes les informations pertinentes, telles que les titres des postes, les compétences, les disponibilités et les coordonnées. Le fait de disposer de toutes les informations nécessaires en un seul endroit permet de rationaliser le processus de planification et de s’assurer que les employés sont affectés aux bonnes équipes en fonction de leurs compétences et de leurs qualifications.
De plus, le fait que toutes les informations pertinentes soient stockées dans le profil de chaque employé vous permet de communiquer rapidement tout changement ou mise à jour aux employés, ce qui maximise la productivité.
4. Offrez une formation complète sur le logiciel à tous les utilisateurs
Pour tirer le meilleur de votre logiciel, tous les utilisateurs doivent recevoir une formation adéquate pour comprendre ses fonctionnalités et savoir comment l’utiliser au maximum de son potentiel. Cette formation aura également pour effet de familiariser les recruteurs et responsables de la gestion du personnel avec le logiciel pour une transition en douceur entre l’ancienne façon de faire et l’introduction de cette nouvelle technologie.
Les logiciels de planification de personnel proposent souvent deux interfaces utilisateur : un tableau de bord pour les responsables du recrutement et une application mobile utilisée le plus souvent par le personnel sur le terrain. Tous les responsables du recrutement devraient être amenés à télécharger l’application mobile utilisée par le personnel afin de mieux comprendre la réalité des employés et d’aider les nouveaux membres du personnel à l’employer correctement. Cela implique de créer un profil et de se familiariser avec les différentes fonctionnalités telles que la gestion des horaires de travail, les mises à jour et la surveillance du temps passé sur le terrain.
Graduellement, les utilisateurs constateront les avantages de la transition vers les nouvelles technologies, comme la possibilité d’accéder à une assistance en continu.
5. Créez des horaires en fonction des objectifs de l’entreprise
L’un des principaux avantages d’un logiciel de planification de personnel est sa capacité à créer des plannings qui répondent aux besoins de l’entreprise, tout en tenant compte des préférences des employés. Avec le bon logiciel, vous pouvez planifier les horaires des employés en fonction de leur disponibilité, de leurs compétences et de leur rôle dans l’entreprise.
Un bon logiciel peut vous aider à optimiser la productivité et à réduire les coûts en éliminant la création et gestion des feuilles de calcul. De plus, vos employés seront plus satisfaits de leurs horaires.
6. Communiquez efficacement les changements d’horaire
Par son application, le logiciel de planning de personnel permet les échanges, notamment via sa messagerie instantannée. Ainsi, vous pouvez communiquer directement avec n’importe quel employé sur l’application mobile. Cela est particulièrement utile lorsque des modifications de dernière minute surviennent, facilitant le contact avec les employés concernés. L’outil est aussi très pratique pour trouver des remplaçants lorsque nécessaire. Grâce à cette fonctionnalité, vous vous assurez que le personnel arrive à l’heure, prêt à travailler.
7. Évaluez les performances du logiciel de planning et apportez les ajustements nécessaires
Il est essentiel d’évaluer et d’ajuster régulièrement le processus de planification en fonction du feedback reçu de vos équipes et des indicateurs de performance pour vous assurer que votre logiciel est implémenté correctement et qu’il évolue en fonction des besoins de votre entreprise.
Vous pouvez demander aux responsables du recrutement et aux travailleurs de vous faire part de leurs commentaires pour vous aider à identifier les aspects à améliorer, puis apporter les ajustements nécessaires.
Des indicateurs de performance, tels que le taux de présence et la productivité, peuvent également être utilisés pour évaluer l’efficacité du système et identifier les aspects à améliorer.
Quels sont les avantages à utiliser un logiciel de planification de personnel?
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Amélioration de l’efficacité : Automatisation du processus de planification afin de réduire les erreurs, de gagner du temps et de permettre aux agences intérim de se concentrer sur d’autres tâches essentielles.
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Réduction des coûts : Avec une solution de planification adéquate, les agences de recrutement évitent les problèmes de sureffectif ou de manque de personnel, ce qui permet de réaliser d’importantes économies.
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Une plus grande flexibilité : Les logiciels de planification de personnel permettent aux agences de recrutement de modifier les horaires et de s’adapter rapidement aux changements et événements inattendus.
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Amélioration de la communication : Les logiciels de planification facilitent et améliorent la communication entre les employeurs et le personnel en fournissant une plateforme fiable et centralisée pour les mises à jour des horaires, les changements d’équipe et les demandes de congés.
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Grande accessibilité : Contrairement à un programme hébergé sur un serveur local, un logiciel de planification de personnel hébergé dans le nuage stocke les données en ligne et peut être consulté de n’importe où, ce qui en fait un choix judicieux pour les personnes travaillant à distance ou télétravail.
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Meilleur engagement des employés : Les travailleurs temporaires ont un meilleur contrôle sur leurs horaires et peuvent facilement consulter leurs calendriers et faire part de leurs disponibilités, ce qui améliore leur engagement et leur satisfaction au travail.
Révolutionnez la gestion de vos horaires grâce au logiciel Workstaff
En implémentant un logiciel de planification du personnel adéquat, comme Workstaff, votre agence intérim pour personnel temporaire bénéficie d’une technologie de pointe qui rationalise le processus de planification et en améliore l’efficacité globale.
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